1、医院对每一公开事项、内容、时间、形式都应记录并备案，院务公开工作小组负责做好所有公开材料的收集、归类与管理。

2、院务公开领导小组工作会议、群众意见、医院处理情况、反馈材料等应由专人负责记录、备案。

3、职代会会议议程、文件、报告等除工会和医院备案外，院务公开工作小组也应备案；评议测评领导干部的有关材料应注意保密或封存。

4、监督小组的监督活动情况、发现的问题由监督人员负责记录，相关领导签署意见后交院务公开工作小组备案。

5、每年3月份，医院应对上一年度的院务公开工作文件、材料整理归档。